Ratgeber
Verwaltungssystem statt Excel
Eine Tabelle ist ein gutes Werkzeug, wenn einige Daten übersichtlich erfasst werden sollen. Schwierig wird es oft dann, wenn mehrere Personen am selben Vorgang arbeiten, zwischen mehreren Dateien abgeglichen werden muss oder nicht mehr eindeutig ist, welche Angabe aktuell ist.
Wann es sich lohnt, den Wechsel zu prüfen
Ein Warnsignal kann sein, wenn ihr regelmäßig dieselben Daten an mehrere Stellen kopiert, die Nachverfolgung von Angeboten nur im Kopf einzelner Mitarbeitender existiert oder Bestandsdaten erst nach längerer Abstimmung feststehen.
Wichtig ist auch, wie nachvollziehbar eine Änderung ist. In einem gemeinsamen System lässt sich festlegen, wer was sehen kann, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie eine Änderung freigegeben werden muss.
Wann die Tabelle ausreichen kann
Ist die Aufgabe einfach, gibt es wenige Nutzer und selten Fehler, kann eine besser strukturierte Tabelle oder eine kleine Automatisierung genügen. Für die Entscheidung zählt, welches konkrete Problem das neue System lösen würde.
Womit du am besten anfängst
Wähle einen Prozess aus, zum Beispiel den Weg von der Anfrage bis zum angenommenen Angebot. Schreib auf, welche Daten entstehen, wer mit ihnen arbeitet und wo die Übergabe hakt.
Auf dieser Grundlage lässt sich eine erste Version festlegen. Für die Kundenverwaltung kann ein CRM passen, für Warenbewegungen eine Bestandsverwaltung und für reines Datenkopieren schon eine kleine Automatisierung.
Wie bestehende Daten übernommen werden
Zuerst prüfen wir die Bedeutung der Felder und die Datenqualität. Danach testen wir den Import an einer Stichprobe. Den Zeitpunkt der endgültigen Übernahme und die Regeln für die Übergangszeit stimmen wir vorab ab, damit alte und neue Erfassung nicht unbemerkt auseinanderlaufen.
Wie du die Kosten bewertest
Rechne neben der Entwicklung auch mit deiner eigenen Zeit für die Einführung und mit dem laufenden Betrieb des Systems. Schätze den erwarteten Nutzen anhand heutiger Fehler, wiederkehrender Arbeit und der Suche nach Informationen. Ohne eigene Daten sollte man keine feste Amortisationszeit versprechen.
Was mögliche erste Schritte kosten, zeigen die Preisbeispiele für Verwaltungssysteme.